Автор: Русский медведь
Перемещение на другую сторону улицы, в другую часть страны, или просто в другое здание - значительное событие в жизни ЛЮБОЙ компании. Вам, вероятно, не придется перемещаться часто. Если все же это делать придется - вот что Вам НЕОБХОДИМО знать для того, чтобы сделать этот процесс по возможности более ГЛАДКИМ и БЕЗБОЛЕЗНЕННЫМ.
Перемещение МАЛОГО бизнеса, даже офиса с двумя людьми - это задача, отнимающая много ВРЕМЕНИ, и требующая внимательного ПЛАНИРОВАНИЯ. Хотя многие люди, которые занимались перемещением бизнеса, не пожелали бы такой участи даже злейшему врагу, многое может быть сделано для того, чтобы УПРОСТИТЬ этот процесс.
Первый шаг - внимательно ОБДУМАТЬ решение о перемещении. Если у Вас окончился арендный договор – разумеется, у Вас нет другого выбора кроме перемещения. Однако, если перемещение НЕ обязательно, рассмотрите ДРУГИЕ возможности. Например, может ли более ЭФФЕКТИВНОЕ РАЗМЕЩЕНИЕ рабочего пространства, совмещенное с ЧИСТКОЙ и ликвидацией НЕАКТИВНЫХ архивов и ненужной мебели и оборудования - сделать перемещение НЕНУЖНЫМ?
Если есть хотя бы МАЛАЯ ВОЗМОЖНОСТЬ заставить текущие средства работать – не пренебрегайте этим. Вызов консультанта по бизнес-планированию может сэкономить расходы на перемещение. Если Вы в конечном счете РЕШИТЕ перемещаться - консультант может сделать КОЛИЧЕСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ потребностей относительно НОВОГО местоположения, и гарантировать, что Вы извлечете НАИБОЛЬШУЮ пользу из нового места - как только оно будет найдено.
КЛЮЧЕВЫЕ ВОПРОСЫ
Если Вы серьезно задумались относительно перемещения бизнеса - составьте список всех "за" и "против", с тем чтобы Вы и Ваш штат ЧЕТКО ОСОЗНАЛИ ПОТРЕБНОСТЬ в перемещении, и ЧТО при этом должно быть достигнуто. Другие факторы которые должны быть рассмотрены: ВРЕМЯ, отведенное на перемещение, РАСХОДЫ, ПЕРЕМЕЩЕНИЕ СОТРУДНИКОВ, уменьшение ПРОСТОЕВ и потерь ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ.
КАКОЕ ВРЕМЯ лучше всего подходит для перемещения? Есть ли СЕЗОННЫЕ КОЛЕБАНИЯ, или другие факторы, которые могут оказать ВЛИЯНИЕ на это решение? Сколько будет СТОИТЬ перемещение, и какой процент работы Вы и Ваши сотрудники собираетесь сделать САМОСТОЯТЕЛЬНО? КАК это повлияет на служащих? Какое влияние окажет на суммарную ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ?
Эти вопросы должны быть решены в течение самых РАННИХ стадий планирования. Эксперты советуют выбрать ЛИДЕРА и КОМАНДУ перемещения - по крайней мере за ТРИ МЕСЯЦА перед фактическим перемещением. Также эксперты рекомендуют выбрать определенных людей, которые будут управлять ОТДЕЛЬНЫМИ частями работы - такими как новая офисная мебель и оборудование, электроника и средства связи, производственные помещения, декорация, моральными аспектами работы, перемещение сотрудников и бюджет.
Иногда несколько обязанностей ОДНОВРЕМЕННО могут быть отданы ОДНОМУ человеку, но главное - что КАЖДАЯ из указанных областей поручена ОПРЕДЕЛЕННОМУ лицу.
Управление БЮДЖЕТОМ перемещения - наиболее ВАЖНЫЙ аспект. Эксперты советуют сделать управляющих отдельными областями ответственными за свой ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ бюджет, впоследствии привязывая их расходы к отчету главного управляющего бюджетом.
Как бы вы ни организовывали бригаду перемещения, состоит ли она из одного человека или из двадцати - проблемы и решения будут схожи. В зависимости от масштаба, перемещение может быть дорогим, и непредвиденные расходы будут скорее всего правилом, а не исключением. В то же время существуют способы СЭКОНОМИТЬ деньги. Отведите достаточно времени для того, чтобы тщательно ВЗВЕСИТЬ все возможности, и не забудьте сохранять все чеки и квитанции, поскольку расходы на перемещение освобождаются от налоговых отчислений.
ВОЗМОЖНОСТЬ ЛИЗИНГА
Хотя ТЩАТЕЛЬНО ОРГАНИЗОВАННОЕ перемещение всегда предпочтительно, иногда неожиданные обстоятельства создают соблазнительную возможность УСКОРИТЬ перемещение. Прежде чем принять решение арендовать необходимое пространство, вы могли бы рассмотреть возможность покупки или аренды с возможностью последующего выкупа. Учитывая сегодняшний рынок недвижимости и низкие процентные ставки, Вы можете решить, что сейчас - очень подходящее время для покупки.
ПЛАНИРУЙТЕ
Эксперты подчеркивают важность ПОДРОБНОГО ПЕРСПЕКТИВНОГО ПЛАНИРОВАНИЯ, и указывают, что большинство неприятностей при перемещении обязаны НЕДОСТАТОЧНОМУ ПЛАНИРОВАНИЮ. Однако они признают, что даже в прекрасно запланированных перемещениях что-нибудь идет не так как надо. По этой причине, они настоятельно рекомендуют занять ВЕСЬ штат сотрудников процессом перемещения - начиная от ПЕРВОНАЧАЛЬНОГО решения, до КОНЕЧНЫХ стадий. Участие сотрудников открывает двери более КРЕАТИВНЫМ решениям - в течение КАЖДОЙ стадии перемещения, при этом улучшая МОРАЛЬНУЮ обстановку и производительность работы штата.
ПОДГОТОВКА к перемещению - удачное время для того, чтобы избавиться от устаревших документов, архивировать старые отчеты в тех местах где они не мешают работе, и избавиться от прочих материалов, в которых более нет нужды.
Отведите для этого возможно больше времени, поскольку времени всегда требуется больше чем Вы ожидаете. Дополнительные выгоды: чем больше документов Вы удаляете или архивируете в ДРУГИХ местах, тем больше сэкономите при перемещении. Перемещение заставляет многие компании модернизировать их системы телефонной связи, компьютерные сети, или по крайней мере планировать наращивание ресурсов. Поскольку развитие технологии вызвало резкое снижение цен, малый бизнес может себе позволить закупить себе оборудование большей мощности и большей производительности. Это в первую очередь относится к персональным компьютерам.
Однако, поскольку дополнительные ВОЗМОЖНОСТИ также означают большее количество потенциальных ПРОБЛЕМ, убедитесь в том, что план перемещения предусматривает предварительную инсталляцию и испытания. Даже если Вы предпочли перемещению уменьшение рабочего пространства, Вы сможете получить выгоду от замены телефонных аппаратов и компьютерных сетей.
Решение относительно ОФИСНОЙ МЕБЕЛИ - также часть процесса перемещения. Наряду с закупкой новой, Вы должны подумать о ВОССТАНОВЛЕНИИ нынешней мебели, или поискать уже использованную. Даже самые специализированные системы можно купить недорого на рынке ПОДЕРЖАННЫХ товаров. Если Вы решите ИЗБАВИТЬСЯ от старой мебели, рассмотрите возможность передачи в дар вместо продажи, поскольку это сэкономит усилия, и кроме того повлечет за собой уменьшение налогов.
С надлежащим ПЛАНИРОВАНИЕМ и вовлечением ВСЕХ служащих, перемещение может послужить средством сплочения коллектива сотрудников, и улучшения моральной обстановки. Перемещение, хотя потребует много работы, послужит перерывом в рутине, и обновлению рабочих отношений.
Поскольку перемещение до некоторой степени освободит людей от их РЕГУЛЯРНЫХ обязанностей, Вы должны установить РАВНОВЕСИЕ между работой по перемещению, и ОБЫЧНОЙ производительной работой компании. Также рассмотрите возможность покупки ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ помощи, которая, разумеется, увеличит расходы по перемещению, но может привести к существенным сбережениям ВРЕМЕНИ и ЭНЕРГИИ КОЛЛЕКТИВА. Существует множество ресурсов, которые могут помочь в этом отношении, включая консультантов, услуги по планированию рабочего места, архитекторов, и даже страховые компании.
Вам необходимо связаться со страховым агентством, обеспечить информацией относительно Вашего нового адреса и удостовериться в том, что любой финансовый риск, возникающий в результате непосредственно перемещения, должен должным образом быть покрыт страховкой. Рассмотрите возможность найма рабочей силы для очистки старого пространства и помощи в упаковке и распаковке в новом местоположении.
При условии ДОЛГОСРОЧНОГО планирования, большинство малых компаний может переместиться без особых перерывов в производстве товаров или услуг, которые они поставляют на рынок, а многие перемещаются без перерывов вообще. Главное - упаковывать ВСЕ КРОМЕ предметов, необходимых для НЕПОСРЕДСТВЕННОЙ работы до самого момента перемещения. Ключевое оборудование должно быть упаковано ПОСЛЕДНИМ и распаковано ПЕРВЫМ в новом местоположении.
Разумеется, каждая компания имеет свои УНИКАЛЬНЫЕ требования, которые определяют особенности долгосрочного планирования. Если Вы работаете с компанией, предоставляющей услуги перемещения оборудования, она - наилучший и наиболее выгодный источник ТАРЫ. Оплата за тару невелика, при этом компания поставляет тару за месяц до перемещения, и сама забирает ее впоследствии. Компания также доставит цветные маркировочные ярлыки, и поможет разработать систему разметки. Маркируйте все - от тары до мебели и оборудования. Цветная маркировка гарантирует, что предметы будут доставлены в точности туда куда необходимо.
ВЫБОР КОМПАНИИ
Если Вам необходимо переместить только НЕБОЛЬШОЕ количество оборудования - серьезно рассмотрите возможность аренды грузовика и САМОСТОЯТЕЛЬНОГО перемещения, или наем грузчиков со стороны. Другие возможности - наем профессионалов, компаний по межобластному перемещению, или покупка услуг небольшой местной фирмы. Все зависит от Ваших конкретных требований. Наилучший способ найти квалифицированную работу - обратиться за ссылками в компании подобные Вашей, или к независимым консультантам - таким как консультанты по перемещению или по планировке рабочих мест. Кроме того, просмотрите Желтые Страницы телефонного справочника, но не забудьте спросить, обеспечивают ли они СТРАХОВКУ перемещаемых грузов.
Эксперты подчеркивают необходимость тщательной ПРОВЕРКИ компаний, с которыми Вы собираетесь работать. Всегда необходимо обращаться за ССЫЛКАМИ. Цель ссылок не только в том, чтобы удостовериться в надежности компании, но и в том, чтобы получить ценные ПРЕДЛОЖЕНИЯ и ИДЕИ. Люди, предоставляющие ссылки, уже занимались перемещением бизнеса, и их советы и идеи будут неоценимы.
Компании, занимающиеся перемещением, послужат также ценным ресурсом в отношении ПЛАНА перемещения и прочих неисчислимых деталей. Например, если Вы вынуждены переместить офисную систему связи, такая компания может предоставить лучшие цены на демонтаж и монтаж - по сравнению с первоначальным поставщиком оборудования.
НАСТУПИЛ ДЕНЬ ПЕРЕЕЗДА
После огромной работы по планированию, упаковке, принятию решений, разметки и прочего, наступает день переезда. Эксперты советуют оставаться спокойными, что бывает не так-то просто.
Чтобы уменьшить возможность сбоев в работе и предотвратить возможные неприятности, планируйте перемещение ПОСЛЕ КОНЦА РАБОЧЕГО ДНЯ или в выходные. Убедитесь в том, что у Вас есть достаточное количество людей для того, чтобы наблюдать непосредственно за перемещением - как на старом, так и на новом месте - и для решения неизбежно возникающих вопросов. Эксперты советуют переезжать в пятницу, и предоставить служащим выходной день после завершения перемещения - в обмен на работу в течение выходных для распаковки - с тем, чтобы работа могла начаться в понедельник, и неудобства для клиентов были сведены к минимуму.
Если Вы перемещаете сложное оборудование с многочисленными соединительными кабелями - старайтесь по возможности не отсоединять кабели. Клейкой лентой прикрепите провода и кабели к приборам, с которыми они работают, избегайте складывать их в ящики - чтобы избежать неприятностей, связанных с поиском, когда все оборудование распаковано.
ПОСЛЕ ПЕРЕМЕЩЕНИЯ
После того, как Вы наконец все переместили на новое место, предстоит еще много работы. В течение стадии планирования разработайте РАСПИСАНИЕ для возобновления нормального режима работы в новом местоположении. Если Вы не распланируете процесс перемещения до самой последней стадии, и люди остановятся, прежде чем все распаковано, Вам впоследствии покажется, что перемещение заняло гораздо больше времени, чем это было в действительности.
Для многих предпринимателей перемещение может обеспечить НОВЫЕ СВЯЗИ и МАРКЕТИНГОВЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ. Например, распродажа старого оборудования или презентация компании в новом месте смогут укрепить существующие отношения с клиентами, и кроме того, привлечь новых клиентов.
ПРИМЕРНЫЙ СПИСОК ДЕЛ ПРИ ПЕРЕМЕЩЕНИИ
- Завершите переговоры с будущим арендодателем; например, уменьшенная или нулевая начальная рента, модернизация, специальные требования относительно пространства или электричества.
- Зарезервируйте новые телефонные номера, или договоритесь о перемещении старых.
- Приготовьте фотошаблон для новых объявлений, визитных карточек, титульной бумаги, и конвертов.
- Сделайте шаблоны для новых этикеток с почтовым адресом.
- Назначьте встречи с представителями сервисной компании, чтобы оговорить подробности всех необходимых подключений.
- Назначьте срок установки телефона.
- Спроектируйте устройство нового служебного помещения, включая использование старой мебели или закупки новой.
- Обсудите свои планы с сотрудниками.
- Установите критерии для удаления старых архивов и работы со старыми материалами.
- Договоритесь о монтаже проводки для телефонной и компьютерной сети.
- Сообщите своим клиентам о перемещении, по возможности посещая их лично.
- Позаботьтесь о найме помощников для упаковки, распаковки, и чистки помещений.
- Обратитесь к личным друзьям и знакомым, и постарайтесь получить от них возможную помощь.
Источник: ... | 
